如何用 iPhone 記錄開支
實際上有四種做法，而它們之間的分別，比用哪一個 App 更重要。這篇逐一說明每種方法擅長甚麼、在哪裡失效，以及怎樣得出幾個月後仍然用得着的記錄。
更新日期: 2026-09-09
簡短答案
挑一種令「付款」和「記錄」之間距離最短的方法。其餘都是次要，因為會丟失的開支，都是你打算「稍後再寫低」的那些。
偶爾的個人消費，用備忘錄或試算表已經足夠。任何你可能需要證明的開支，例如工作相關開支，就需要單據相片和金額放在一起，實際上代表需要一個記帳 App。
無論選哪一種，每次都要記下四件事：買了甚麼、向誰買、多少錢、何時。缺少任何一項，到年結時都會付出代價。
四種方法比較
沒有一種是錯的。它們的代價落在不同地方，而正確的選擇取決於將來會不會有人要你證明這筆開支。
| 方法 | 代價在哪裡 | 適合 |
|---|---|---|
| 備忘錄 | 沒有總額、沒有分類、沒有附上單據。只能靠搜尋找回來。 | 少量你只需要記得、不需要證明的消費。 |
| 拍下單據相片 | 拍攝很快，但無法加總。夾在幾千張相片中的一張，七月是找不出來的。 | 未有系統時先保住憑證，總好過甚麼都沒有。 |
| 試算表 | 每一行都要手動輸入，而單據仍然放在別處。 | 本來就有在用、而且會誠實填寫的人。 |
| 記帳 App | 多一個 App，而且有些會要求銀行登入或帳戶。 | 任何涉及報稅或工作的情況，憑證必須和數字放在一起。 |
建立一套撐得過一年的做法
無論你選了哪一種方法，步驟都一樣。
1
想清楚你在記錄甚麼，以及為甚麼
做預算和保存記錄是兩件事。預算需要按分類的總額；記錄需要供應商、金額、內容和日期，並和憑證放在一起。想用同一種方法兼顧兩者，正是大部分系統失敗的地方。
2
把時間差縮到零
在收銀處或開車前記錄。如果你的方法比走回車上的時間更長，忙碌那一星期你就會放棄，而那一星期偏偏消費最多。
3
把手機做得到的交給手機
iOS 可以在卡片交易發生時執行捷徑自動化。這樣一整類消費，也就是你拍卡付款的那些，會在你甚麼都不做的情況下變成記錄。
4
每星期檢查一次，不要每年才檢查
星期五花兩分鐘確認分類，勝過十月花一個下午回想三月。有需要的話就寫進日曆。
iOS 可以替你自動做甚麼
由 iOS 17 起，當你在錢包中選定的卡發生交易時，捷徑可以執行一個自動化，並把商戶和金額交給它。
這是 iOS 提供的唯一自動記錄方式。它不會把 Apple Pay 記錄交給任何 App，而且只涵蓋你選定的卡，其餘的仍然要靠手動輸入或掃描單據。
每次都記下這四件事
這是「一則筆記」和「一筆記錄」的分別。缺少其中一項，之後就要靠銀行月結單重建，而通常重建不了。
- 你付款給哪個供應商或商戶
- 金額，以及你實際支付的貨幣
- 用途，寫到一年後你自己認得出來
- 開支日期
- 如果部分為工作，還要有工作用途比例
- 任何可能需要提供證明的項目，要有單據相片
某項開支能否扣稅、需要甚麼憑證，取決於你的情況和現行 ATO 規則。這一篇談的是保存記錄，不是談你可以申報甚麼。
這些做法通常在哪裡崩潰
單據和數字分開了
金額進了 App，紙進了抽屜。半年後你有一個撐不起來的數字。由一開始就把它們附在一起。
忙碌的月份被跳過
任何需要一個安靜晚上的方法，都會漏掉不安靜的月份，而那些正是消費最多的月份。
App 把資料鎖起來
投入之前，先確認你可以把全部內容匯出成檔案。匯不出來的開支記錄，距離消失只差一次服務關閉。
常見問題
不用 App 可以在 iPhone 記錄開支嗎？
可以記錄。備忘錄、提醒事項、相簿和試算表，只要你持續填寫都算是記錄。它們做不到的是把單據相片和金額附在一起，而任何可能需要提供證明的開支都需要這一點。
Apple 錢包會記錄我的消費嗎？
錢包會顯示支援的卡的近期交易，Apple Card 用戶看到的更多。但那不是開支記錄：沒有你控制的分類、沒有工作用途比例、沒有單據，也沒有可以交給會計師的匯出檔案。
一定要連結銀行嗎？
不用。銀行資料流是把交易帶進來的其中一種方式，勝在完整，但需要憑證或開放銀行授權，而且月結單上一行不等於單據。掃描和 Apple Pay 自動化覆蓋同樣的範圍，而且不需要連結任何東西。
應該多久檢查一次記錄？
每星期一次對大部分人來說足夠，而且短到真的做得到。消費量低的話每月一次也可以。每年一次是不行的，因為那已經變成重建，不是檢查。
最低限度要保留甚麼？
供應商、金額、用途、日期，以及任何工作相關項目的單據。這一組資料在一年之後仍然答得到問題。
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