報稅前如何整理單據
幾乎沒有人是因為不知道要保留單據而失敗。他們失敗，是因為那套做法需要一個他們從來沒有的小時。這一篇是塞得進普通一星期空隙的版本，以及它通常在一年之中哪三個時間點崩潰。
更新日期: 2026-09-09
簡短答案
當日記錄、每星期整理一次、報稅前檢查一次、年結時匯出一次。四個習慣，其中只有兩個是經常性的。
按財政年度整理，不要按月或按分類。年度才是別人會問你的單位，而在澳洲，7 月 1 日至 6 月 30 日就是那條界線。
把單據附在開支記錄上，不要另外開一個資料夾。兩套之後要對得上的系統，正是一整年的好單據變成無用的最常見原因。
四個習慣構成的做法
1
當日記錄
紙本單據在離手之前拍下來，最遲不要過當日。熱感紙會褪色，放在曬熱的車上有時幾個月就變白，而一張白紙證明不到任何事。電郵單據儲存成圖片，讓它們進入同一堆。
2
每星期整理一次
花兩分鐘為每筆新開支設定分類和用途，趁你還記得為甚麼買。經常幫襯的供應商，第一次之後只需一下輕觸。
3
報稅前檢查
每年一次，走過整個財政年度，找出沒有單據和沒有分類的開支。在五月或六月做，那時你還可以去找回欠缺的那一張，而不是十月。
4
匯出一次，用檔案形式
一份摘要、一份全部開支的列表，加上相片，一次過匯出。檔案是會計師本來就在用的格式，也是你換 App 之後仍然留得住的東西。
通常崩潰的三個時間點
第一個忙碌的兩星期
你在七月設定好的一切，真正的考驗是第一段真的很忙的日子。如果記錄要花超過幾秒，你會失去的就是那兩星期。
沒有前因後果的單據
半年後看到一張兩百元的五金店收據，而沒有任何關於用途的記錄。金額留了下來，理由沒有。
十月的交接
報稅時才發現整整一個類別不見了。那時供應商已經換人，紙也沒有了。五月那次檢查，正正是為了防止這件事。
按年度整理，不要按分類
按分類開資料夾感覺很整齊，卻回答一個沒有人問的問題。當申報被查問時，問題是關於某個財政年度和某一筆開支，不是關於某一類消費。
最上層按財政年度分，讓分類成為每筆開支的一個屬性，而不是它存放的地方。可以按分類篩選的工具，同樣可以按年度篩選；資料夾結構只能二選一。
在澳洲，最上層那一年由 7 月 1 日至 6 月 30 日。如果你的系統在一月重置，每次匯出之後都要重新人手拼合才用得着。
一筆完整的單據記錄包含甚麼
對工作相關開支而言，這一組資料才答得到問題。缺少任何一項，事後通常補不回來。
- 你付款給哪個供應商
- 金額和日期
- 這筆開支是甚麼，寫到日後認得出來
- 如果不是全部為工作，還要有工作用途比例
- 單據或發票的清晰相片
記錄要保存多久、你的情況適用甚麼憑證要求，取決於你的情況和現行 ATO 規則。這是一套歸檔方法，不是稅務意見。
紙本、電郵，和你永遠見不到的那些單據
三個來源，一個目的地。紙本拍下來；電郵單據儲存成圖片，用同樣方式加入。訂閱和自動轉帳根本不會產生單據，所以要靠日誌備註或者刻意儲存的月結單那一行。
第三類最常被忘記，因為沒有任何東西會提醒你。每季一次，由上而下讀一遍卡數月結單，找出你從來沒有記錄過的經常性扣款。
值得做
- 收到熱感紙單據當日就拍下來
- 記錄為甚麼買，不只是花了多少
- 把相片附在開支上
- 五月或六月檢查整年
- 年結時匯出一份你自己控制的副本
不值得做
- 已經有清晰相片之後仍然保留紙本
- 建立一堆你永遠不會搜尋的分類資料夾
- 等一個安靜的週末去追回幾個月
- 十月靠銀行月結單重建用途
常見問題
一定要保留紙本單據嗎？
只要是原件清晰而真實的複本，電子副本可以作為記錄。實際上，當日拍下的相片比一張已經褪色的原件更有力。請按你的情況參考現行 ATO 記錄保存指引。
單據要保存多久？
一般由報稅當日起五年，有些情況更長。實際後果是：紙本不是儲存媒介，它撐不到那麼久。
十元以下的單據呢？
ATO 有一些門檻，書面憑證的要求不同，但都附帶條件。無論如何把單據留下來不用付出甚麼，卻可以省去這個問題。
應該按分類開資料夾嗎？
不要作為主結構。按財政年度分，把分類當成每筆開支的一個欄位，這樣兩種方式都篩選得到，不用二選一。
會計師實際上想要甚麼？
一份可以很快讀完的摘要、一份可以直接處理的開支列表，以及和列表對得上的相片。是檔案，不是一個 App 的邀請。
年度檢查應該甚麼時候做？
五月或六月。夠遲，一年差不多完整；夠早，欠缺的單據仍然追得回來。
延伸閱讀
澳洲參考資料
HeyJerni 是記錄工具，不是稅務意見。
這四個習慣，交給它做
HeyJerni 當日記錄、把相片和記錄放在一起、報稅前檢查整個財政年度，並把全部內容匯出成檔案。