如何保存電子單據
紙本單據會褪色。電子單據做的是更麻煩的事：它們會散開。這裡一封電郵、那裡一個 App 通知、下載資料夾裡一個 PDF、相簿裡一張截圖。嚴格來說沒有東西不見了，但也沒有東西找得到。
更新日期: 2026-09-09
簡短答案
在它們到達的當下，把全部帶到同一個地方，並且存放在它所屬的那筆開支上，而不是另外開一個資料夾。
只要是原件清晰而真實的複本，電子副本可以作為記錄，所以截圖或儲存好的 PDF 都可以。重點是在你必須保存的期間內，它一直讀得到、找得到。
幾乎所有人都做錯的一環是壽命。記錄一般要保存五年，而這比大部分人保留一部手機、保持一個電郵帳戶整齊、或者維持一個 App 訂閱的時間都長。在需要之前就要想好備份。
電子單據從哪裡來
四個來源，四種不同的失效方式。
電郵
確認信和發票寄到你當時用的那個信箱。它們保存得很好，但三年後幾乎不可能可靠地搜尋到，因為每個商戶的主旨寫法都不同。
App 內
網約車、外賣、網購平台。單據存在那間公司的帳戶裡。你關掉帳戶、轉用其他服務，或者他們改變記錄保留期，它就跟着消失。
截圖和相片
拍下來很快，之後就看不見。夾在幾千張相片中的一張截圖，如果不記得日期，七月是取不回來的。
根本沒有
自動轉帳和訂閱往往不會產生單據。卡數月結單上那一行是唯一痕跡，而它沒有說明你買了甚麼。
一套令它們留在一起的例行做法
1
到達即轉存
單據送到電郵或 App 時，立刻儲存成圖片或 PDF。它到達的那一刻，是你唯一可靠地知道它用途的時刻。
2
附在開支上
存放在「你買了甚麼」那筆記錄上，不要另開單據資料夾。兩套之後要對得上的系統，正是最後對不上的那些。
3
每季掃一次月結單
由上而下讀月結單，找出背後沒有記錄的扣款。這是唯一能抓到那些從不寄任何東西的訂閱的方法。
4
匯出一份你控制的副本
每年一次，把全部內容匯出成檔案，放在 App 以外的地方。五年比大部分服務和大部分手機的壽命都長。
哪些格式撐得住
以下任何一種都可以是有效記錄。分別在於幾年之後，你有多大機會仍然讀得到、找得到。
| 格式 | 撐得住的原因 | 要注意 |
|---|---|---|
| 單據相片或掃描 | 普通圖片在任何地方永遠打得開 | 模糊或裁到邊，切掉了總額或日期 |
| PDF 發票 | 文字仍可選取，版面固定 | 某些供應商的 PDF 設有密碼 |
| 截圖 | 即時，而且拍下的正是你看到的畫面 | 裁掉了商戶名稱或金額 |
| 留在收件箱的電郵 | 當下不用做任何事 | 換帳戶、清理信箱，以及要靠記得措辭才搜尋得到 |
| 指向線上單據的連結 | 不用儲存任何東西 | 連結會失效。這是最弱的做法，請改為儲存副本 |
五年這個問題
記錄一般由報稅當日起保存五年。日常數碼生活裡幾乎沒有東西是為這個年期而設計的。手機會換、電郵帳戶會荒廢、供應商會結業，App 也會改變保留甚麼。
安全的假設是：任何匯不出來的東西都是暫時的。投入一個工具之前，先確認它可以交給你一個包含記錄和相片的檔案，而且那個檔案本身看得懂。
然後真的每年做一次，並把匯出檔案放在製造它的工具以外的地方。從來沒有匯出過的匯出，不算備份。
一張完整的電子單據要顯示
在拍下的當刻檢查，不要等到需要用它的時候。
- 供應商名稱，完整而清晰
- 實際支付的總額
- 交易日期
- 購買了甚麼，或者足以辨認的內容
- 整份文件，沒有任何一邊被裁掉
你必須保存甚麼記錄、保存多久，取決於你的情況和現行 ATO 規則。這是一套歸檔方法，不是稅務意見。
把電子單據變成記錄
儲存圖片只是一半。它要和金額、日期、用途和分類放在一起，可以搜尋、可以加總，才算是記錄。
HeyJerni 從相簿掃描已儲存的單據圖片，做法和掃描紙本一樣，在手機上讀出商戶、金額和日期，並把圖片附在記錄上。
常見問題
電子單據可以作為記錄嗎？
只要是原件清晰而真實的複本，電子副本可以接受。請按你的情況參考現行 ATO 記錄保存指引，尤其是該筆開支比較特殊時。
拍了相片之後可以扔掉紙本嗎？
清晰的相片一般可以作為記錄，所以及早拍下熱感紙單據，比保留會褪色的紙本更穩妥。如果金額大或情況特殊，順便保留原件也不用付出甚麼。
只存在於某個 App 裡的單據怎麼辦？
把副本存出來。截圖或匯出 PDF，放進你自己的記錄。任何只存在於別人帳戶裡的東西，都由他們決定何時下架。
不寄單據的訂閱怎樣處理？
自己記錄這筆開支，寫下供應商、金額、日期和內容，並把月結單那一行或供應商的帳單頁面儲存成圖片。每季掃一次月結單，才有機會發現它們。
單靠銀行月結單足夠嗎？
它顯示錢流去了哪裡，但沒有顯示你買了甚麼，也沒有顯示其中多少屬於工作。對工作相關開支而言，通常單靠它並不足夠。
每年的備份應該放在哪裡？
放在製造它的 App 以外，而且是你五年後仍然存取得到的地方。你自己的雲端硬碟，或者一部有備份的電腦，都符合。
延伸閱讀
澳洲參考資料
HeyJerni 是記錄工具，不是稅務意見。
一個地方，在你自己的手機上
HeyJerni 讀取已儲存的單據圖片，方式和讀紙本一樣，把它附在開支上，並把整年匯出成你自己保存的檔案。