澳洲報稅單據要保存多久？ATO 規則白話指南（2026）

每年 7 月都是同一場惡夢：一個鞋盒（或者手機相簿）裝滿褪色的單據，加上 10 月 31 日前要交的報稅表。在澳洲，只要你申報工作相關開支，ATO 就要求你能夠證明；而「證明」的規則比大多數人想像中具體得多。

這篇是給在澳洲報稅的你（特別是移居澳洲的香港人）的白話指南：ATO 實際要求甚麼、單據要保存多久，以及怎樣建立一套到報稅季只需幾分鐘的系統。

單據要保存多久？

一般是五年，由你遞交該年度報稅表當日起計。如果 ATO 覆核或審計你的報稅表，你必須拿得出每項申報背後的證據。沒有記錄通常等於不能扣稅；在審計中更可能要退回已扣金額，另加罰款。

這正是鞋盒系統失敗的原因：熱感紙單據（幾乎所有商店印的那種）在五年內大多會褪色至一片空白。看不清的單據，等於沒有單據。

電子副本完全可以：ATO 明文接受

你不需要保存紙本。ATO 接受電子記錄，前提是它是原件真實而清晰的副本。用手機拍下單據就符合要求，只要以下關鍵資料仍然看得清楚：

• 供應商或商戶名稱
• 開支金額
• 貨品或服務的性質
• 開支發生的日期
• 文件日期

銀行或信用卡月結單本身並不涵蓋上述各項。月結單上的一行只顯示錢在何時離開帳戶、付給了誰，卻沒有顯示你買了甚麼，也沒有顯示其中多少屬於工作。所以它只能輔助單據，不能取代單據。

實際結論：收到單據當日就拍下來，趁它未褪色，並存放在有條理、有備份的地方。

最多人搞錯的幾個門檻

工作開支合共 $300。如果你全年工作相關開支的申報總額不超過 $300，便不需要書面證明，但仍要能解釋計算方法，而且開支必須真實發生。一旦總額超過 $300，就需要全部開支的記錄，而不只是超出的部分。

小額開支（$10 或以下）。單項 $10 或以下、合共不超過 $200 的開支，可以用自己製作的日誌記錄（買了甚麼、何時、多少錢、向誰買）代替單據。

工作用途百分比。任何公私兩用的東西，例如電話、上網、手提電腦，只能申報工作相關的部分，而且分攤方法要有合理依據，例如連續四個星期的代表性使用記錄。

一套撐得到 10 月的系統

失敗的原因從來不是「我不知道可以扣稅」，而是「我知道我付過錢，但找不到單據」。可行的系統需要三個特性：

• 購買當刻即時記錄。留待週末才做的事，永遠不會發生。
• 金額、商戶、日期以資料形式儲存，而不是一張到 7 月才要逐張重新輸入的相片。
• 報稅時一次匯出。整個財政年度的所有記錄，整理成可對照 myTax 填寫、亦可交給會計師的格式。

你可以用試算表加相片資料夾建立這套系統。難的是紀律，而紀律正是 App 應該替你自動化的部分。